Statuten en doelstellingen
Statuten Tomo no Kai
Artikel 1. Oprichting
De Tomo no Kai (友の会) werd op 16 mei 2008 opgericht te Gent door de Bachelorstudenten Oosterse Talen en Culturen: Japanologie.
Artikel 2. Leden van de Tomo no Kai
1. Het Lidmaatschap van de Tomo no Kai staat open voor alle studenten aan de Universiteit Gent die een interesse tonen in de Japanse cultuur en/of maatschappij.
1bis. In principe is het lidmaatschap van de Tomo no Kai kosteloos. De Preses kan, rekening houdend met de financiële toestand van de Tomo no Kai, aan het begin van ieder werkjaar beslissen een eenmalige bijdrage aan de leden op te leggen, enkel en alleen om een goede werking van Tomo no Kai te verzekeren. Deze beslissing dient te worden geratificeerd door een tweederde meerderheid onder het kernbestuur.
Artikel 2bis. Structuur
1. De Tomo no Kai neemt juridisch de vorm aan van een feitelijke vereniging. Het Tomo no Kai-werkjaar begint op 1 juli en eindigt op 30 juni; alle taken en verantwoordelijkheden worden aan het begin van het nieuwe werkjaar aan het nieuw bestuur overgedragen.
2. De leden en hun eventuele rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de Tomo no Kai, hebben geen recht op een aandeel in de behaalde winsten en kunnen geen opbrengsten halen uit de Tomo no Kai waardoor zij zich individueel verrijken. Bij uittreding, opheffing van functie of overlijden kunnen zij nooit teruggave of vergoeding vorderen voor gestorte bijdragen of gedane contributies.
2bis. Het doel van de Tomo no Kai is geenszins om winst te maken ter voordele van de leden en/of derden. Een uitzondering op deze regel is het sponsoren van activiteiten die in de doelstellingen van de Tomo no Kai passen. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van benefieten.
3. Bij ontbinding van de Tomo no Kai, om welke reden dan ook, moet het vermogen van de Tomo no Kai worden bestemd tot een doel dat aansluit bij het doel van de Tomo no Kai en mag niet worden uitgekeerd aan de leden.
Artikel 3. Logo
Het logo bestaat uit een cirkel met daarin een besneeuwde bergtop, bossen aan weerszijden en een schuilende Japanse zon in een wit, carneoolrood en goudgeel kleurenschema. De Japanse karakters van Tomo no Kai staan over het geheel heen gedrukt.
Artikel 4. Algemene Vergadering
1. De Algemene Vergadering, ofte het bestuur, is het centrale leidinggevende orgaan van de Tomo no Kai. Het bestaat uit het kernbestuur, beschreven in artikel 4.1bis, en de functies beschreven in artikel 8, 9, 10 en 11.
1bis. Het kernbestuur omvat vaste functies die, anders dan de functies beschreven in artikel 8, 10 en 11, niet kunnen verwijderd worden uit de leidinggevende structuur van de Tomo no Kai. Deze functies zijn Preses, Vicepreses en Penningmeester.
2. Bij het wegvallen van een bestuurslid door persoonlijke of academische redenen wordt de opvolger aangesteld door de Algemene Vergadering.
Artikel 5. Preses (Voorzitter) van de Tomo no Kai
1. De Preses van de Tomo no Kai wordt verkozen door het aftredende bestuur van de Tomo no Kai, waarbij deze rekening zal houden met de criteria uit het tweede lid van dit Artikel.
2. De Preses is de voorzitter van de vereniging: hij/zij moet toezien op de goede werking van de Tomo no Kai, op het feit dat alle bestuursleden hun functie goed uitvoeren en op de naleving van de statuten. De Preses zorgt ervoor dat de BK-vergaderingen bijgewoond en opgevolgd worden; hij/zij zit ook in de Algemene Vergaderingen van het BK. Hij/zij roept vergaderingen bijeen en stelt hiervoor de agenda op. Hij/zij zit de cantussen voor en probeert in te springen wanneer een van de andere bestuursleden zijn taak tijdelijk niet goed kan uitvoeren. De Preses draagt de eind- en financiële verantwoordelijkheid.
2bis. Het ambt van Preses van de Tomo no Kai is in se onverenigbaar met de uitoefening van een functie binnen het dagelijks bestuur van het Bijzonder Konvent. Enkel de Preses van het vorige academiejaar kan deze onverenigbaarheid buiten toepassing verklaren bij de aanstelling van zijn opvolger, die ook hij/zij zelf kan zijn, en dit enkel in het licht van de persoonlijke kwaliteiten van de opvolger.
3. De Preses kan slechts worden afgezet wegens zware en pertinente wanprestaties in de uitoefening van zijn functie. Hiervoor is een unanieme beslissing van de Algemene Vergadering van de Tomo no Kai nodig en bij deze stemming heeft de Preses vanzelfsprekend geen stem. In dat geval neemt de Vicepreses de taken van de Preses over.
Artikel 6. Vicepreses (Vicevoorzitter) van de Tomo no Kai
1. De Vicepreses van de Tomo no Kai wordt aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14 en 15. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde is vereist.
2. De Vicepreses is de rechterhand van de Preses. Hij/zij behartigt dezelfde belangen, en treedt op wanneer de Preses verhinderd is of het te druk heeft met een andere opdracht voor de Tomo no Kai; ook bij afwezigheid van de Preses op een Algemene Vergadering van het BK vervangt de Vicepreses de Preses. Wanneer de Preses tijdens een lopend academiejaar afstand doet van zijn/haar functie, wordt de Vicepreses automatisch de nieuwe Preses. Een nieuwe Vicepreses kan op dat moment uit het eigen bestuur of extern worden gezocht.
3. De Vicepreses kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn functie door een gemotiveerde beslissing van de Preses van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Preses. In dit geval wordt de Vicepreses in zijn/haar positie hersteld.
Artikel 7. Penningmeester van de Tomo no Kai.
1. De Penningmeester van de Tomo no Kai wordt aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14 en 15. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde is vereist.
2. De Penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële beleid van de kring: hij/zij moet op regelmatige basis een gedetailleerd kasverslag aan de Algemene Vergadering kunnen voorleggen. De Penningmeester controleert de uitgaven die voor de Tomo no Kai gemaakt worden door de andere bestuursleden, ziet er op toe dat gedurende het jaar geen al te grote schulden worden gemaakt en dat verlieslatende activiteiten tot een minimum beperkt blijven. Hij/zij zorgt tevens voor een goed gebruik van de subsidies die door de DSA ter beschikking worden gesteld.
3. De Penningmeester kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn functie door een gemotiveerde beslissing van de Preses van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Preses. In dit geval wordt de Penningmeester in zijn/haar positie hersteld.
Artikel 8. Secretaris van de Tomo no Kai.
1. De Secretaris van de Tomo no Kai wordt aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14 en 15. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde is vereist.
2. De Secretaris neemt het verslag op van elke bestuursvergadering, plaatst dit binnen de week op het discussieforum van de Tomo no Kai en zorgt ervoor dat er steeds een activiteitenkalender per maand aanwezig is en bezorgt die ook aan de Webmaster. Indien de Secretarisfunctie niet ingevuld is beslist men onderling aan het begin van de Algemene Vergadering wie het verslag opmaakt en op het forum plaatst.
3. De Secretaris kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn/haar functie door een gemotiveerde beslissing van de Preses van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Preses. In dit geval wordt de Secretaris in zijn/haar positie hersteld.
Artikel 9. Webmaster (Webverantwoordelijke) van de Tomo no Kai.
1. De Webmaster van de Tomo no Kai wordt aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14 en 15. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde is vereist.
2. De Webmaster is verantwoordelijk voor het aankondigen van de activiteiten van de Tomo no Kai op de website van DSA en het bijwerken en up-to-date houden van de Tomo no Kai-website.
2bis. Omwille van de vereiste van de DSA dat het bestuur een webverantwoordelijke nodig heeft moet hiervoor iemand aangesteld worden, hetzij een individueel persoon, hetzij iemand met reeds een andere bestuursfunctie.
3. De Webmaster kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn functie door een gemotiveerde beslissing van de Preses van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Preses. In dit geval wordt de Webmaster in zijn/haar positie hersteld.
Artikel 10. Public Relations (PR) van de Tomo no Kai.
1. De PR Intern en de PR Extern van de Tomo no Kai worden aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14 en 15. Aanvaarding van het ambt door de aangestelden is vereist.
2. De PR Intern is verantwoordelijk voor het tijdig bekendmaken van het plaatsgrijpen van activiteiten, de data, plaatsen en eventueel andere nodige informatie en dit ten laatste 1 week voor de aanvang van de activiteit. Dat gebeurt door het ophangen van de affiches van de komende activiteiten, informatie betreffende activiteiten op de borden te schrijven en vóór de eerste les van de week bij alle jaren langs te gaan. Hij/zij is regelmatig aanwezig op de plaatsen waar leden van de Tomo no Kai les hebben en dit om mondelinge reclame te verstrekken. Hij/zij verstuurt ook de e-mails met daarin een overzicht van de te komen activiteiten, en dit ten laatste 3 dagen voor het begin van de week. De publiciteit moet eveneens naar de ereleden gaan.
3. De PR Extern is verantwoordelijk voor de contacten tussen de Tomo no Kai enerzijds en de UGent, sponsors en externe verenigingen waarmee de Tomo no Kai eventuele samenwerkingen kan doen anderzijds. Hij/zij is belast met het aantrekken van externe fondsen tot medefinanciering van de activiteiten. Hij/zij is verantwoordelijk voor alle sponsorovereenkomsten.
4. De PR Intern/Extern kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn functie door een gemotiveerde beslissing van de Preses van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Preses. In dit geval wordt de PR Intern/Extern in zijn/haar positie hersteld.
Artikel 11. Aanvullende functies van de Tomo no Kai.
1. De Algemene Vergadering kan in unanieme beslissing kiezen om voor het volgende academiejaar en de volgende verkiezingen aanvullende functies te creëren naar de noden van de Tomo no Kai; deze functies zijn Cultuur, Sport, Studie, Scriptor, Feest en Designer. Zij worden aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14 en 15. Aanvaarding van het ambt door de aangestelden is vereist.
2. Hun taken worden bepaald door de Algemene Vergadering en dienen enkel tot het verdelen en verlichten van de lasten van het bestuur.
3. De personen die de functies beschreven in artikel 11.1 aannemen kunnen worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van hun functie door een gemotiveerde beslissing van de Preses van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Preses. In dit geval worden de respectievelijke personen in hun positie hersteld.
Artikel 12. Ereleden.
Voor het erelidmaatschap komt iedereen in aanmerking die niet binnen de omschrijving in artikel 2 valt. Aanvragen en/of nominaties tot erelidmaatschap worden op een individuele basis door de Algemene Vergadering besloten. Ereleden krijgen de toegang tot de activiteiten die gedurende dat academiejaar worden georganiseerd.
Artikel 13. Vergaderingen.
1. De Algemene Vergadering wordt door de Preses samengeroepen en de andere bestuursleden worden tijdig verwittigd via de geëigende communicatiekanalen - telefonisch / e-mail / mondeling. De Preses deelt dan ook mee wat het programma is voor de volgende bestuursvergadering. Bij uitzondering kan elk bestuurslid een Algemene Vergadering samenroepen; hiervoor moet hij/zij een geldige reden kunnen voorleggen aan de Preses.
2. De Algemene Vergadering wordt geleid door de Preses van de Tomo no Kai. Op de vergadering wordt de strategie bepaald en uitgewerkt die de Tomo no Kai zal hanteren om statutaire doelstellingen te bereiken.
3. Beslissingen worden ter vergadering genomen door democratische stemming en aanvaard bij een volstrekte meerderheid van de bestuursleden (50% + 1), tenzij anders vermeld in bijzondere secties van de statuten.
3bis. De leden van het kernbestuur kunnen, indien voldoende gemotiveerd, een veto uitroepen op beslissingen van de Algemene Vergadering tenzij de beslissing unaniem is, henzelf niet meegerekend uiteraard.
4. Een stemming is geldig wanneer men aan alle voorgaande vereisten van dit artikel voldoet en minimum twee leden van het kernbestuur aanwezig zijn, inclusief de Preses. Bestuursleden worden geacht naar alle Algemene Vergaderingen te komen, tenzij ze een geldige reden kunnen geven voor hun afwezigheid. Frequente afwezigheid zonder valabele reden kan leiden tot sancties, als beschreven in artikel 18.
Artikel 14. Kandidatuur voor verkiezingen
1. Alle leden van de Tomo no Kai die één academiejaar ingeschreven zijn aan de Gentse Universiteit komen in aanmerking voor een bestuursfunctie, onder de voorwaarde dat zij nog steeds student zijn in Gent. Een bijkomende voorwaarde voor de kernbestuurfuncties is dat zij minstens één jaar ervaring moeten hebben in het bestuur van Tomo no Kai.
1bis. De Preses is bij voorkeur een actieve student(e) aan de vakgroep Japanse taal en cultuur die minstens in zijn/haar tweede Bachelor zit, deels of volledig.
2. Leden die wensen zich kandidaat te stellen voor het bestuur moeten tijdig, dit wil zeggen ten laatste op 31 maart, het huidige bestuur hiervan via brief of e-mail op de hoogte brengen. Hun kandidatuur moet goedgekeurd worden door de Algemene Vergadering.
Artikel 15. Verkiezingen
1. Alle ingeschreven leden van de Tomo no Kai zijn stemgerechtigd. Elk lid heeft één stem en kan deze enkel met ondertekende schriftelijke toestemming overdragen aan een ander lid dat in zijn/haar plaats stemt. Op de functies van het kernbestuur kan enkel het bestuur zijn stem uitbrengen.
2. De datum en plaats van de verkiezingen wordt ad valvas en op de website minstens één week voor de verkiezing bekendgemaakt; dit zal doorgaans in april plaatsvinden. De verkiezingsuitslag wordt één week na de verkiezingen bekend gemaakt tijdens de clubactiviteit en op de website.
2bis. Gedurende de zeven dagen voor de verkiezing en tijdens de verkiezingsdag kunnen geen nieuwe leden ingeschreven worden.
3. De verkiezingen gebeuren onder toezicht van de Preses en onder leiding van een niet-lid van Tomo no Kai die aangesteld is door de Algemene Vergadering; hij/zij zorgt ervoor dat de verkiezingen ordelijk en eerlijk verlopen en ziet erop toe dat de stemmen pas geteld worden na de stemming.
4. De kandidaten hebben het recht een hertelling van de stemmen voor hun eigen functie te eisen: dit doet men door het presidium hierover te contacteren binnen de 24 uur na de laatste bekendmaking van de verkiezingsuitslag; het presidium zal hierop een publieke hertelling organiseren. Indien hierdoor een voorgaande mistelling wordt vastgesteld wordt deze tenietgedaan en telt de nieuwe verkiezingsuitslag.
5. In het geval van een ex aequo tussen twee kandidaten voor dezelfde functie moeten voor de bekendmaking deze kandidaten voor het bestuur verschijnen om een laatste keer hun motivatie en kwaliteiten voor de functie aan te prijzen; hierna stemt het bestuur, is hun uitkomst definitief en kan men geen hertelling hiervan eisen. Mocht dit weer tot een ex aequo leiden, dan, en enkel dan pas, telt de stem van de Preses dubbel.
Doelstellingen van de Tomo no Kai.
Artikel 16. Uitdraging van de Japanse cultuur.
1. De Tomo no Kai wil haar leden en de studenten van de Universiteit Gent in het algemeen helpen hun horizonten te verruimen door ze op een constructieve en respectvolle manier in contact te brengen met de Japanse cultuur, maatschappij en andere Japanse curiosa en ze zo een unieke ervaring te geven die zal bijdragen aan hun culturele, sociale en intellectuele vorming. Deze opdracht vervullen we onder andere door het organiseren van extracurriculaire activiteiten en het bijstaan van de vakgroep Japanse taal en cultuur.
Artikel 17. Networking
1. De Tomo no Kai wil haar leden en de studenten van de Universiteit Gent in het algemeen de mogelijkheid geven om in contact te komen met andere mensen die dezelfde interesses hebben om zo hun sociale contacten te verruimen en deze interesses aan te moedigen. Hiervoor organiseren we activiteiten zoals lezingen, een Japanbeurs, infodagen e.d.
Artikel 18. Naleven van de statuten.
1. De bestuursleden worden geacht de statuten naar behoren na te leven en uit te voeren; wanprestaties hiertegen worden besproken op de Algemene Vergadering.
1bis. Indien de misstap kan rechtgezet worden zal dit ook gebeuren; in elk geval wordt beslist door het bestuur, met uitzondering van de overtreder, of hij/zij een sanctie moet ondergaan. Indien na unanieme beslissing een sanctie volgt beslist de Preses wat deze zal zijn, rekening houdend met artikel 21 en met onmiddellijke ontheffing van functie als zwaarste sanctie. Mocht de overtreder de Preses zelf zijn, dan bepaalt de Vicepreses de sanctie.
Artikel 19. Statutenwijzigingen
1. Ten eerste moet een voorstel tot statutenwijziging worden opgesteld. Dit moet worden aangenomen op een Algemene Vergadering van de Tomo no Kai bij unanieme beslissing.
2. Dit voorstel wordt door de Preses van de Tomo no Kai meegedeeld aan het bestuur. Tezelfdertijd worden datum, tijd en plaats van de vergadering waarop de statutenwijziging behandeld zal worden meegedeeld aan deze personen; het is aangeraden voldoende tijd tussen de volgende vergadering te laten zodat alle bestuursleden kunnen nadenken over eventuele wijzigingen.
3. Op de vergadering wordt ieder punt van het voorstel tot statutenwijziging besproken en bediscussieerd. De statutenwijziging wordt slechts aangenomen indien alle bestuursleden unaniem akkoord gaan met de aanpassingen.
4. De Preses past de Statuten zo snel mogelijk aan volgens de wijzigingen waartoe de vergadering besloten heeft. Hij/zij stuurt zo snel mogelijk een geconsolideerde versie van de statuten naar de personen genoemd in het tweede lid van dit artikel en zorgt ervoor dat alle leden de nieuwe statuten vrij kunnen raadplegen.
Artikel 20. Opschorten van de vereniging
1. Wanneer door het aftredend bestuur voor een volgend academiejaar op geen enkele wijze nog een werkbaar bestuur kan worden samengesteld, kan de vereniging voor één of meerdere jaren worden opgeschort.
2. Wanneer de vereniging voor onbepaalde tijd wordt opgeschort, moet een schatbewaarder worden aangesteld als beheerder van de gelden die in het bezit zijn van de Tomo no Kai. Deze schatbewaarder moet getuigen van objectiviteit, betrouwbaarheid en bekwaamheid, en is bij voorkeur één van de leden van het laatste bestuur.
3. Wanneer de Tomo no Kai na onbepaalde duur weer over voldoende bestuursleden beschikt om de werkzaamheden opnieuw te hervatten, zal de schatbewaarder de volledige fondsen van de Tomo no Kai terug aan het nieuwe bestuur overhandigen.
Artikel 21. Rechten van de mens
De Tomo no Kai verzekert dat zij bij het streven naar haar statutaire doelstelling de mensenrechten zoals deze beschreven worden in het Europees Verdrag tot Bescherming van de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden zal respecteren.
Artikel 22. Erkenning van de Statuten van het BK.
De Tomo no Kai erkent de Statuten van het Bijzonder Konvent.
_______________________________________________
Tomonokai - Sponsor - Xando:
freelance PHP professionals,
online strategie en internet projecten