Statuten en doelstellingen
[ Inleidende Bepalingen ~ Interne Organisatie ~ Doelstellingen TnoK ~ Slotbepalingen ]
Statuten Tomo no Kai
Inleidende Bepalingen
Artikel 1. Oprichting
De Tomo no Kai (友の会) werd op 16 mei 2008 opgericht te Gent door de Bachelorstudenten Oosterse Talen en Culturen: Japanologie.
Artikel 2. Leden van de Tomo no Kai
1. Het Lidmaatschap van de Tomo no Kai staat open voor alle studenten aan Universiteit Gent die een interesse tonen in de Japanse cultuur en/of maatschappij.
1bis. In principe is het lidmaatschap van de Tomo no Kai kosteloos. De Taishô kan, rekening houdend met de financiële toestand van de Kai, aan het begin van ieder werkingsjaar beslissen een eenmalige bijdrage aan de leden op te leggen, enkel en alleen om een goede werking van de Kai te verzekeren. Deze beslissing dient te worden geratificeerd door een tweederde meerderheid onder de Taishô, Chûjô, Shôshô en de Taisa.
Artikel 2bis. Structuur
1. De Tomo no Kai neemt juridisch de vorm aan van een feitelijke vereniging.
2. De leden en hun eventuele rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de Kai, hebben geen recht op een aandeel in de behaalde winsten en kunnen geen opbrengsten halen uit de Kai waardoor zij zich individueel verrijken. Bij uittreding, uitsluiting of overlijden, kunnen zij nooit teruggave of vergoeding vorderen voor gestorte bijdragen of gedane inbrengen.
2bis. Het doel van de Tomo no Kai is geenszins om winst te maken ter voordele van de leden en/of derden. Een uitzondering op deze regel is het sponsoren van activiteiten die in de doelstellingen van de Tomo no Kai passen. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van benefieten.
3. Bij ontbinding van de Kai, om welke
reden dan ook, moet het vermogen van de Kai worden bestemd tot een doel dat
aansluit bij het doel van de Kai en mag niet worden uitgekeerd aan de leden.
Artikel 3. Logo
Ons logo bestaat uit een liggende rechthoek waarin een berg staat met een typisch Japanse zon. De Japanse karakters staan over de berg geschreven en worden ook in ons alfabet bovenaan geschreven. Op de berg ligt er sneeuw en aan weerszijden van de berg zijn er bossen met een rivier.
Interne Organisatie
Artikel 4. Algemene Vergadering
1. De Algemene Vergadering, of het bestuur, is het centrale leidinggevende orgaan van de Tomo no Kai. Het bestaat uit de Taishô, de Chûjô, de Shôshô, de Taisa en de Chûsa.
2. Bij het wegvallen van een bestuurslid door persoonlijke of academische redenen wordt de opvolger aangesteld door de Algemene Vergadering.
Artikel 5. Taishô (Voorzitter)
van de Tomo no Kai
1. De Taishô van de Tomo no Kai van het volgende academiejaar wordt verkozen in april door het aftredende bestuur van de Tomo no Kai, waarbij deze rekening zal houden met de criteria uit het tweede lid van dit Artikel.
2. De Taishô is de voorzitter van de vereniging. Hij/zij moet toezien op de goede werking van de Tomo no Kai en op het feit dat alle bestuursledenleden hun functie goed uitvoeren. De Taishô zorgt ervoor dat de BK-vergaderingen bijgewoond en opgevolgd worden, hij zit ook in de Algemene Vergaderingen van het BK. Hij/zij roept vergaderingen bijeen en stelt hiervoor de agenda op. Hij/zij zit de cantussen voor en probeert in te springen wanneer een van de andere bestuursledenleden zijn taak tijdelijk niet goed kan uitvoeren. De Taishô draagt de eind- en financiële verantwoordelijkheid.
2bis. Het ambt Taishô van de Tomo no Kai is in se onverenigbaar met de uitoefening van een functie binnen het dagelijks bestuur van het Bijzonder Konvent. Slechts de Taishô van het vorige academiejaar kan deze onverenigbaarheid buiten toepassing verklaren bij de aanstelling van zijn eventuele opvolger, en dit enkel in het licht van de persoonlijke kwaliteiten van de eventuele opvolger.
3. De Taishô kan slechts worden afgezet wegens zware en pertinente wanprestaties in de uitoefening van zijn functie. Hiervoor is een unanieme beslissing van de Algemene Vergaderingen van de Tomo no Kai nodig en bij deze stemming heeft de Taishô vanzelfsprekend geen stem. In dat geval nemen de Chûjô, de Shôshô, de Taisa en de Chûsa de taken van de Taishô over.
Artikel 6. Chûjô (Vice-Voorzitter) van de Tomo no Kai
1. De Chûjô van de Tomo no Kai wordt aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde is vereist.
2. De Chûjô is de rechterhand van de Taishô. Hij/zij behartigt dezelfde belangen, en treedt op wanneer de Taishô verhinderd is of het al te druk heeft met een andere opdracht voor de Tomo no Kai, dus bij afwezigheid van de Taishô op een Algemene Vergadering van het BK vervangt de Shûjô ook de Taishô. Wanneer de Taishô tijdens een lopend academiejaar afstand doet van zijn functie, wordt de Chûjô automatisch de nieuwe Taishô. Een nieuwe Chûjô kan op dat moment uit het eigen bestuur of extern worden gezocht.
3. De Chûjô kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn functie door een gemotiveerde beslissing van de Taishô van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Taishô. In dit geval wordt de Chûjô in zijn/haar positie hersteld.
Artikel 7. Shôshô (Secretaris)
van de Tomo no Kai.
1. De Shôshô van de Tomo no Kai wordt aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde is vereist.
2. De Shôshô neemt het verslag op van elke bestuursvergadering en zorgt ervoor dat er steeds een activiteitenkalender per maand aanwezig is en bezorgd die ook aan de Webmaster.
3. De Shôshô kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn functie door een gemotiveerde beslissing van de Taishô van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Taishô. In dit geval wordt de Shôshô in zijn/haar positie hersteld.
Artikel 8. Taisa (Penningmeester) van de Tomo no Kai.
1. De Taisa van de Tomo no Kai wordt aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde is vereist.
2. De Taisa is verantwoordelijk voor het financiële beleid van de kring. Hij/zij moet op regelmatige basis een gedetailleerd kasverslag aan de bestuursvergaderingen kunnen voorleggen. De Taisa controleert de uitgaven die voor de Tomo no Kai gemaakt worden door de andere bestuursleden, ziet er op toe dat gedurende het jaar geen al te grote schulden worden gemaakt en dat het aantal verlieslatende activiteiten tot een minimum beperkt blijven en zorgt voor een goed gebruik van de subsidies die door de DSA ter beschikking worden gesteld.
3. De Taisa kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn functie door een gemotiveerde beslissing van de Taishô van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Taishô. In dit geval wordt de Taisa in zijn/haar positie hersteld.
Artikel 9. Chûsa (Public Relations) van de Tomo no Kai.
1. De Chûsa van de Tomo no Kai wordt aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde is vereist.
2. De Chûsa is
verantwoordelijk voor het smeden van contacten tussen de Tomo no Kai en haar
leden, de universiteit, potentiële sponsors. De Chûsa zorgt ervoor dat de
activiteiten van de Tomo no Kai voldoende op voorhand kenbaar worden gemaakt aan
haar leden.
3. De Chûsa kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn
functie door een gemotiveerde beslissing van de Taishô van de Tomo no Kai. Deze
beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de
Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Taishô. In dit
geval wordt de Chûsa in zijn/haar positie hersteld.
Artikel 10. Webmaster (Webverantwoordelijke) van de Tomo no Kai.
1. De Webmaster van de Tomo no Kai wordt aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde is vereist.
2. De Webmaster verzorgt de website en het forum. Hij/zij is verantwoordelijk voor het aankondigen van de activiteiten van de Tomo no Kai op de website van DSA.
3. De Webmaster kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn functie door een gemotiveerde beslissing van de Taishô van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Taishô. In dit geval wordt de Webmaster in zijn/haar positie hersteld.
Artikel 11. Ereleden.
Voor het erelidmaatschap komt iedereen in aanmerking, die niet binnen de omschrijving in artikel 2 valt. Aanvragen en/of nominaties tot erelidmaatschap worden op een individuele basis door de Algemene Vergadering besloten. Ereleden krijgen de toegang tot de activiteiten die gedurende dat academiejaar worden georganiseerd.
Artikel 12. Vergaderingen.
1. De Algemene Vergaderingen worden door de Taishô samengeroepen en de andere bestuursleden worden tijdig verwittigd via de geëigende communicatiekanalen - telefonisch / e-mail / mondeling. De Taishô deelt dan ook mee wat het programma is voor de volgende bestuursvergadering. Bij uitzondering (in geval van hoogdringendheid, en mits hij/zij daar ook een reden voor kan opgeven) kan elk bestuurslid een Algemene Vergadering samenroepen.
2. De Algemene Vergaderingen worden geleid door de Taishô van de Tomo no Kai.
Op de vergadering wordt de strategie bepaald en uitgewerkt die de Tomo no Kai
zal hanteren om statutaire doelstellingen te bereiken.
3. Beslissingen worden ter vergadering genomen door een volstrekte meerderheid (50% + 1)
4. Een stemming is geldig wanneer 75% van de stemgerechtigden aanwezig zijn.
Artikel 13. Kandidaat stellen voor verkiezingen
1. Alle leden van de Tomo no Kai die één jaar ingeschreven zijn geweest aan de Gentse Universiteit komen in aanmerking voor een bestuursfunctie, onder de voorwaarde dat zij nog steeds studenten zijn in Gent.
1bis. Uitzondering hierop is de aanstelling van de Taishô. De Taishô is bij voorkeur een actieve student aan de vakgroep Japanse taal en cultuur die minstens in zijn tweede jaar zit, en minstens één jaar ervaring in het bestuur van de Tomo no Kai heeft.
2. Leden die wensen zich kandidaat te stellen voor het bestuur moeten tijdig, dit wil zeggen ten laatste op 31 maart, het huidige bestuur hiervan via brief of e-mail op de hoogte te brengen. Hun kandidatuur moet goedgekeurd worden door de huidige bestuursleden.
Artikel 14. Verkiezingen
1. Alle ingeschreven leden van de Tomo no Kai zijn stemgerechtigd.
2. De datum en plaats van de verkiezing wordt ad valvas en op de website één week voor de verkiezing bekendgemaakt. Dit zal doorgaans in april gebeuren.
Doelstellingen van de Tomo no Kai.
Artikel 15. Uitdraging van de Japanse cultuur.
De Tomo no Kai wil haar leden en de studenten van de Universiteit Gent in het algemeen helpen om hun horizonten te verruimen door ze op een constructieve en respectvolle manier in contact te brengen met de Japanse cultuur, maatschappij en andere Japanse curiosa en ze zo een unieke ervaring te geven die zal bijdragen aan hun culturele, sociale en intellectuele vorming.
Deze opdracht vervullen we onder andere door het organiseren van extra-curriculaire activiteiten en het bijstaan van de vakgroep Japanse taal en cultuur.
Artikel 16. Networking
De Tomo no Kai wil haar leden en de studenten van de Universiteit Gent in het algemeen de mogelijkheid geven om in contact te komen met andere mensen die dezelfde interesses hebben om zo hun sociale contacted te verruimen en deze interesses aan te moedigen. Hiervoor organiseren we activiteiten zoals lezingen, een Japan-beurs, infodagen en dergelijke.
Slotbepalingen
Artikel 17. Statutenwijzigingen
1. Ten eerste moet een voorstel tot statutenwijzging worden opgesteld. Dit moet worden aangenomen op een gewone vergadering door de Algemene Vergadering van de Tomo no Kai bij unanieme beslissing.
2. Dit voorstel wordt door de Shôshô van de Tomo no Kai meegedeeld aan de leden van de Tomo no Kai. Tezelfdertijd worden datum, tijd en plaats van de vergadering waarop de statutenwijziging behandeld zal worden meegedeeld aan deze personen. Tussen deze mededeling en de vergadering moeten minstens twee weken zitten.
3. Op de vergadering wordt ieder punt van het voorstel tot statutenwijziging uitgebreid besproken en bediscusieerd. De statutenwijziging wordt slechts aangenomen indien tweederde van de aanwezigen akkoord gaan met de statutenwijziging.
4. De Shôshô past de Statuten zo snel mogelijk aan volgens de wijzigingen waartoe de vargadering besloten heeft. Hij/zij stuurt zo snel mogelijk een geconsilideerde versie van de Statuten naar de personen genoemd in het tweede lid van dit Artikel.
Artikel 18. Opschorten van de vereniging voor onbepaalde duur
1.Wanneer door het aftredend bestuur voor een volgend academiejaar op geen enkele wijze nog een werkbaar bestuur kan worden samengesteld, kan de vereniging voor één of meerdere jaren worden opgeschort.
2. Wanneer de vereniging voor onbepaalde tijd wordt opgeschort, moet een schatbewaarder worden aangesteld als beheerder van de gelden die in het bezit zijn van de Tomo no Kai. Deze schatbewaarder moet getuigen van objectiviteit, kwaliteit en bekwaamheid, en is bij voorkeur één van de leden van het laatste bestuur.
3. Wanneer de Tomo no Kai na onbepaalde duur weer over voldoende bestuursleden beschikt om de werkzaamheden opnieuw te hervatten, zal de schatbewaarder de volledige fondsen van de Tomo no Kai terug aan het nieuwe bestuur overhandigen.
Artikel 19. Rechten van de mens
De Tomo no Kai verzekert dat zij bij het streven naar haar statutaire doelstelling de mensenrechten zoals deze beschreven worden in het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden zal respecteren.
Artikel 20. Erkenning van de Statuten van het BK.
De Tomo no Kai erkent de Statuten van het Bijzonder Konvent.
Ondertekend te Gent op 19 mei 2008,
Arne Deprez,
Taishô Tomo no Kai 2008-09
Ruben Peeters,
Chûjô Tomo no Kai 2008-09
Jaana De Smet
Shôshô Tomo no Kai 2008-09